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Anfragen, die nicht liegen bleiben.

Zwei Fragen entscheiden über die Ordnung im Vertrieb: Wem gehört diese Anfrage, und in welchem Zustand ist sie? Beide lassen sich nur beantworten, wenn Quelle, Versuche und nächster Schritt am Datensatz stehen statt in einer Erinnerung. Deshalb ist hier auch der Übergang vom Lead zum Deal ein eigener Schritt und keine Umbenennung.

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Nutzen

Was das im Betrieb ändert.

Die Anfrage gehört jemandem

Quelle, Phase, Zuständigkeit und Anrufzähler stehen am Lead, nicht im Kopf einer Person. Wer am Telefon abnimmt, sieht den Stand, ohne erst jemanden zu suchen.

Anfragezahlen und Vertriebszahlen bleiben trennbar

Aus einem Lead wird ein Deal erst durch die Konversion. Weil dieser Schritt bewusst erfolgt und nicht durch Umbenennen passiert, bleiben beide Zahlenreihen nebeneinander lesbar.

Ein Vorgang, nicht fünf Dateien

Das Montagebriefing hängt an demselben Deal wie das Angebot, aus dem es entstanden ist. Wer später fragt, was zugesagt wurde, liest es am Vorgang ab statt im Dateinamen einer PDF.

Beispiel

Beispielablauf: eine Portalanfrage am Montagmorgen

Der folgende Ablauf ist ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung. Namen, Zeiten und Beträge sind frei gewählt und beschreiben keinen realen Vorgang.

  1. Anfrage kommt an

    Eine Anfrage einer Familie Bergmann läuft aus einer eingekauften Leadquelle ein. Der Lead entsteht mit Quelle am Datensatz; die Dublettenerkennung meldet, dass dieselbe Adresse vor einem halben Jahr schon einmal angefragt hat.

  2. Erster Versuch, zweiter Versuch

    Der Vertrieb ruft an, niemand hebt ab. Der Anrufzähler steht danach auf eins. Am Nachmittag der zweite Versuch: Zähler auf zwei. Im Cockpit ist das ein anderer Zustand als „einmal versucht“.

  3. Gespräch und Konversion

    Am Dienstag kommt das Gespräch zustande. Aus dem Lead wird per Konversion ein Deal in der Pipeline für Privatkunden – Gewerbedach läuft in einer eigenen Pipeline weiter.

  4. Angebot aus der Vorlage

    Das Kundenangebot entsteht aus einer Vorlage direkt am Deal. Der Kunde unterschreibt die Auftragsbestätigung mit einer einfachen elektronischen Unterschrift; das Montagebriefing hängt am selben Vorgang.

  5. Kein Kontakt seit vier Tagen

    Ein zweiter Deal in derselben Pipeline bewegt sich nicht. Er taucht im Nachfass-Cockpit unter „ohne Kontakt“ auf. Die KI schlägt Kanal, Zeitfenster und Gesprächspunkte vor und schreibt einen Mailentwurf – abgeschickt wird er erst nach Freigabe.

  6. Rückgabe statt Karteileiche

    Ein dritter, eingekaufter Lead erweist sich als unbrauchbar. Statt einer Notiz im Postfach entsteht eine Reklamation mit Frist, die als eigener Vorgang dokumentiert ist.

Am Ende der Woche zeigt die Auslastungsübersicht, wer wie viele offene Deals und überfälligen Aufgaben trägt – bevor der nächste Lead verteilt wird.

Funktionsdetails

Alle 7 Funktionen dieses Bereichs.

Beschreibung und Detail stammen aus der Funktionsbeschreibung der SERIOUS SOLAR GmbH. Die Frage darunter ist redaktionell ergänzt: Sie benennt, was sich damit im Alltag beantworten lässt.

Kontakte und Firmen

Personen, Firmen, Adressen und ihre Zugehörigkeiten liegen an einer Stelle. Eine Dublettenerkennung verhindert, dass dieselbe Familie zweimal im System landet, weil zwei Kolleginnen unabhängig voneinander angelegt haben.

Eigene Felder bilden ab, was im Betrieb wirklich zählt – Dachform, Zählernummer, Netzbetreiber. Der Verlauf zeigt am Datensatz alle verknüpften Leads, Deals, Termine und Aufgaben, statt sie über fünf Ansichten zu verteilen.

Beantwortet im Alltag Steht dieselbe Familie zweimal im System, weil zwei Leute unabhängig angelegt haben?

  • Vertrieb
  • Innendienst

Leads mit Pipeline und SLA

Leads laufen als Kanban oder Liste, mit Drag and Drop zwischen den Phasen, mit Pipelines und mit der Quelle am Datensatz. Eine SLA mit Anrufzähler macht sichtbar, wie oft tatsächlich versucht wurde zu erreichen.

Der Anrufzähler ist der ehrlichere Wert als „wurde nachgefasst“: Drei erfolglose Versuche sind ein anderer Zustand als ein Versuch. Beides steht am Lead, nicht im Kopf einer Person.

Beantwortet im Alltag Wie oft wurde tatsächlich versucht zu erreichen – und nicht nur „nachgefasst“?

  • Vertrieb
  • Geschäftsführung

Rückgabe und Reklamation von Leads

Leads von Lieferanten lassen sich zurückgeben. Dafür gibt es Reklamationen mit Fristen, damit die Rückgabe nicht an einer vergessenen E-Mail scheitert.

Wer eingekaufte Leads bearbeitet, braucht diesen Weg: Der Fall ist dokumentiert, die Frist steht am Vorgang, und die Reklamation ist Teil des Prozesses statt ein Nebenschauplatz im Postfach.

Beantwortet im Alltag Bis wann muss ein eingekaufter Lead zurückgegeben sein, damit die Frist hält?

  • Vertrieb
  • Innendienst

Deals je Pipeline

Deals gibt es als Kanban je Pipeline, als Liste und als Archiv. Ein Lead wird per Konversion zum Deal – der Schritt ist explizit, damit die Zahlen im Vertrieb und die Zahlen im Marketing nicht durcheinandergeraten.

Mehrere Pipelines nebeneinander sind vorgesehen: Privatkunden laufen anders als Gewerbedach, Wartung anders als Neuanlage.

Beantwortet im Alltag Läuft ein Gewerbedach durch dieselben Phasen wie eine Privatanlage?

  • Vertrieb
  • Geschäftsführung

Angebote und Aufträge am Deal

Das Kundenangebot entsteht aus einer Vorlage direkt am Deal. Auftragsbestätigung und Montagebriefing hängen am selben Vorgang, ergänzt um eine einfache elektronische Unterschrift.

Die Verknüpfung ist der eigentliche Punkt: Angebot, Bestätigung und Briefing zeigen auf denselben Kunden und dasselbe Gespräch. Die Frage, welche Version gilt, beantwortet der Datensatz statt der Dateiname.

Beantwortet im Alltag Welche Angebotsversion gilt – und hängt die Auftragsbestätigung an derselben Stelle?

  • Vertrieb
  • Innendienst

Nachfass-Cockpit

Ein Cockpit sammelt fällige Wiedervorlagen, SLA-Verstöße und Vorgänge ohne Kontakt. Eine KI-Empfehlung schlägt Kanal, Zeitfenster und Gesprächspunkte vor und schreibt einen Mailentwurf.

Der Entwurf bleibt ein Entwurf. Vorgeschlagen wird, was sinnvoll erscheint; abgeschickt wird, was ein Mensch freigibt.

Beantwortet im Alltag Welche Vorgänge haben seit Tagen keinen Kontakt gesehen, ohne dass es jemand gemeldet hat?

  • Vertrieb
  • Geschäftsführung

Zuweisungen und Auslastung

Die Übersicht zeigt die Auslastung je Mitarbeiterin und Mitarbeiter: offene Deals und überfällige Aufgaben nebeneinander.

Damit wird die unbequeme Frage beantwortbar, ob jemand zu viel auf dem Tisch hat, bevor die Termine kippen.

Beantwortet im Alltag Hat jemand zu viel auf dem Tisch, bevor die ersten Termine kippen?

  • Geschäftsführung

Abgrenzung

Was hier ausdrücklich nicht behauptet wird.

  • Die KI-Empfehlung im Nachfass-Cockpit bleibt ein Vorschlag. Ein Mailentwurf geht erst hinaus, wenn ein Mensch ihn freigibt.
  • Ob eine einfache elektronische Unterschrift für einen bestimmten Vertragstyp genügt, ist eine rechtliche Frage und hier nicht bewertet.
  • Rechnungen entstehen nicht im Vertriebsbereich. Sie werden in der Buchhaltungssoftware erzeugt und in SERIOUS OS nur angezeigt.

Die Angaben stammen vom Anbieter und sind hier redaktionell aufbereitet, aber nicht unabhängig technisch oder rechtlich geprüft.

Querverweise

Was daran hängt.

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Nächster Schritt

Wo bleiben eure Anfragen liegen?

Diese Frage beantwortet keine Funktionsliste, sondern ein Blick auf eure Pipelines. Genau damit fängt der Workshop an.

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