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Die Arbeit rund um die Rechnung.

Kein Bereich wird so oft missverstanden wie dieser, deshalb gleich vorweg: Rechnungen werden hier nicht erzeugt. Was hier läuft, ist alles darum herum – Material entlang der Aufträge, erfasste Zeiten, abgelegte Dokumente und der Zahlungsstand an der Stelle, an der jemand danach fragt.

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Nutzen

Was das im Betrieb ändert.

„Ist das bezahlt?“ steht am Auftrag

Offene, überfällige und gemahnte Rechnungen, Raten und Eingangsbelege sind sichtbar, ohne die Buchhaltung zu fragen – und ohne dass SERIOUS OS selbst Rechnungen erzeugt.

Material zählt je Auftrag, nicht je Regal

Die Bedarfsermittlung rechnet aus den Aufträgen, was gebraucht wird, und gleicht das gegen den Bestand je Standort ab. Eine Lücke erscheint damit als Warnung beim Einkauf und nicht als Überraschung am Montagemorgen.

Dateien liegen nicht in einem gemeinsamen Topf

Dokumente liegen im eigenen S3-kompatiblen Storage des Mandanten, mit Virenscan, Labels, Papierkorb und PDF-Vorlagen.

Beispiel

Beispielablauf: eine Lieferung verschiebt sich

Ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung. Mengen und Termine sind frei gewählt.

  1. Bedarf entsteht aus dem Auftrag

    Nach der Auftragsbestätigung ermittelt die Bedarfsermittlung das Material je Auftrag und gleicht es gegen den Bestand je Standort ab.

  2. Bestellung mit Wareneingang

    Was fehlt, wird bestellt. Der Wareneingang wird erfasst, der Bestand am Standort stimmt danach wieder mit dem Regal überein.

  3. Der Lieferant verschiebt

    Zwei Wechselrichter kommen eine Woche später. Weil der Bedarf am Auftrag hängt, entsteht daraus eine Warnung an den Einkauf – nicht eine Überraschung am Montagemorgen.

  4. Zeiten laufen weiter

    Die Monteure stempeln wie gewohnt; Wochen- und Monatsübersichten laufen mit, Abwesenheiten und Anträge ebenso. Der Monatsnachweis entsteht als PDF.

  5. Dokumente am Vorgang

    Lieferschein und Abnahmeprotokoll landen mit Label im Storage des Mandanten. Gelöschtes liegt erst im Papierkorb, bevor es weg ist.

  6. Rechnung bleibt draußen

    Die Rechnung entsteht in sevDesk beziehungsweise lexoffice. In SERIOUS OS steht am Auftrag, ob sie offen, überfällig oder gemahnt ist.

Die Verschiebung hat den Montagetermin gekostet, aber keine Suchaktion: Material, Zeiten, Belege und Zahlungsstand hängen am selben Auftrag.

Funktionsdetails

Alle 4 Funktionen dieses Bereichs.

Beschreibung und Detail stammen aus der Funktionsbeschreibung der SERIOUS SOLAR GmbH. Die Frage darunter ist redaktionell ergänzt: Sie benennt, was sich damit im Alltag beantworten lässt.

Rechnungen anzeigen, nicht erzeugen

Rechnungen werden in sevDesk beziehungsweise lexoffice erzeugt. SERIOUS OS zeigt offene, überfällige und gemahnte Rechnungen, außerdem Raten und Eingangsbelege.

Diese Trennung ist wichtig und wird oft falsch verstanden: SERIOUS OS ist kein Rechnungsprogramm und ersetzt die Buchhaltungssoftware nicht. Es beantwortet die Frage „Ist das bezahlt?“ dort, wo der Auftrag steht.

Beantwortet im Alltag Muss jemand die Buchhaltung fragen, um zu wissen, ob ein Auftrag bezahlt ist?

  • Innendienst
  • Geschäftsführung

Lager und Bestellwesen

Bestand je Standort, Material je Auftrag, Bestellungen mit Wareneingang, Bedarfsermittlung und eine Warnung an den Einkauf, wenn etwas fehlt.

Der Bezug zum Auftrag ist der Hebel: Nicht „wir haben noch elf Wechselrichter“, sondern „für die Montagen der nächsten Woche fehlen zwei“.

Beantwortet im Alltag Reicht der Bestand für die Montagen der nächsten Woche – oder nur für die Statistik?

  • Innendienst
  • Montage und Außendienst

Zeiterfassung und Abwesenheiten

Stempeluhr, Wochen- und Monatsübersichten, Abwesenheiten und Anträge nach den gesetzlichen Regeln. Der Monatsnachweis wird als PDF erzeugt.

Die Angabe zu den gesetzlichen Regeln stammt vom Anbieter und ist hier nicht rechtlich geprüft. Ob die Umsetzung für den eigenen Betrieb ausreicht, gehört in die Prüfung vor der Einführung.

Beantwortet im Alltag Entsteht der Monatsnachweis aus den erfassten Zeiten oder aus einer zweiten Liste?

  • Innendienst
  • Montage und Außendienst
  • Geschäftsführung

Dokumente im eigenen Storage

Dokumente liegen im eigenen S3-kompatiblen Storage des Mandanten, mit Virenscan, Labels, Papierkorb und PDF-Vorlagen.

Eigener Storage je Mandant heißt: Die Dateien liegen nicht in einem gemeinsamen Topf. Wo genau dieser Storage steht und wer ihn betreibt, ist eine Frage, die in der Einführung beantwortet werden muss.

Beantwortet im Alltag Wo genau liegen die Dateien dieses Mandanten, und wer betreibt den Speicher?

  • Innendienst
  • Geschäftsführung

Abgrenzung

Was hier ausdrücklich nicht behauptet wird.

  • SERIOUS OS ist kein Rechnungsprogramm und ersetzt die Buchhaltungssoftware nicht. Rechnungen werden in sevDesk oder lexoffice erzeugt und hier nur angezeigt.
  • Die Angabe, dass Abwesenheiten und Anträge den gesetzlichen Regeln folgen, stammt vom Anbieter und ist hier nicht rechtlich geprüft.
  • Wo der S3-kompatible Storage eines Mandanten steht und wer ihn betreibt, ist eine Frage, die in der Einführung beantwortet werden muss.

Die Angaben stammen vom Anbieter und sind hier redaktionell aufbereitet, aber nicht unabhängig technisch oder rechtlich geprüft.

Querverweise

Was daran hängt.

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Nächster Schritt

Wie oft fehlt Material erst am Montagemorgen?

Im Workshop sehen wir uns an, wo eure Bestände, Zeiten und Belege heute liegen – und was davon zusammengehört.

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