Funktionsumfang
35 Funktionen, gegliedert in acht Bereiche. Jeder Betrieb nimmt die Module, die ihm helfen – der Rest bleibt aus.
Zu dieser Kombination steht hier nichts. Setz die Filter zurück oder frag uns direkt – der Funktionsumfang wächst schneller, als eine Webseite ihn abbildet.
Vom ersten Klingeln bis zur Auftragsbestätigung.
Der Vertriebsteil hält fest, wer angefragt hat, woher die Anfrage kam und was seitdem passiert ist. Entscheidend ist die Trennung: Ein Lead ist eine Anfrage, ein Deal ist ein Vorhaben mit Angebot. Der Übergang dazwischen ist ein bewusster Schritt, keine Umbenennung.
Vertrieb: Nutzen, Beispielablauf und alle Funktionsdetails
Personen, Firmen, Adressen und ihre Zugehörigkeiten liegen an einer Stelle. Eine Dublettenerkennung verhindert, dass dieselbe Familie zweimal im System landet, weil zwei Kolleginnen unabhängig voneinander angelegt haben.
Eigene Felder bilden ab, was im Betrieb wirklich zählt – Dachform, Zählernummer, Netzbetreiber. Der Verlauf zeigt am Datensatz alle verknüpften Leads, Deals, Termine und Aufgaben, statt sie über fünf Ansichten zu verteilen.
Leads laufen als Kanban oder Liste, mit Drag and Drop zwischen den Phasen, mit Pipelines und mit der Quelle am Datensatz. Eine SLA mit Anrufzähler macht sichtbar, wie oft tatsächlich versucht wurde zu erreichen.
Der Anrufzähler ist der ehrlichere Wert als „wurde nachgefasst“: Drei erfolglose Versuche sind ein anderer Zustand als ein Versuch. Beides steht am Lead, nicht im Kopf einer Person.
Leads von Lieferanten lassen sich zurückgeben. Dafür gibt es Reklamationen mit Fristen, damit die Rückgabe nicht an einer vergessenen E-Mail scheitert.
Wer eingekaufte Leads bearbeitet, braucht diesen Weg: Der Fall ist dokumentiert, die Frist steht am Vorgang, und die Reklamation ist Teil des Prozesses statt ein Nebenschauplatz im Postfach.
Deals gibt es als Kanban je Pipeline, als Liste und als Archiv. Ein Lead wird per Konversion zum Deal – der Schritt ist explizit, damit die Zahlen im Vertrieb und die Zahlen im Marketing nicht durcheinandergeraten.
Mehrere Pipelines nebeneinander sind vorgesehen: Privatkunden laufen anders als Gewerbedach, Wartung anders als Neuanlage.
Das Kundenangebot entsteht aus einer Vorlage direkt am Deal. Auftragsbestätigung und Montagebriefing hängen am selben Vorgang, ergänzt um eine einfache elektronische Unterschrift.
Die Verknüpfung ist der eigentliche Punkt: Angebot, Bestätigung und Briefing zeigen auf denselben Kunden und dasselbe Gespräch. Die Frage, welche Version gilt, beantwortet der Datensatz statt der Dateiname.
Ein Cockpit sammelt fällige Wiedervorlagen, SLA-Verstöße und Vorgänge ohne Kontakt. Eine KI-Empfehlung schlägt Kanal, Zeitfenster und Gesprächspunkte vor und schreibt einen Mailentwurf.
Der Entwurf bleibt ein Entwurf. Vorgeschlagen wird, was sinnvoll erscheint; abgeschickt wird, was ein Mensch freigibt.
Die Übersicht zeigt die Auslastung je Mitarbeiterin und Mitarbeiter: offene Deals und überfällige Aufgaben nebeneinander.
Damit wird die unbequeme Frage beantwortbar, ob jemand zu viel auf dem Tisch hat, bevor die Termine kippen.
Was aus dem Verkauf herausfällt, wird zur Arbeit mit Namen und Termin.
Zwischen Zusage und Übergabe entscheidet sich, ob ein Auftrag ruhig läuft. Dieser Bereich verbindet Aufgaben, Termine, Plantafel und die Aufnahme vor Ort – und macht Verschiebungen sichtbar, bevor sie passieren.
Prozess und Außendienst: Nutzen, Beispielablauf und alle Funktionsdetails
Aufgaben laufen in Queues, lassen sich in Unteraufgaben teilen, haben Beteiligte und entstehen aus Vorlagen. Jede Aufgabe kann mit Leads und Deals verknüpft sein.
Wiederkehrende Abläufe – Netzanmeldung, Inbetriebnahme, Abnahme – werden einmal als Vorlage gebaut und danach ausgelöst, statt jedes Mal neu zusammengesucht zu werden.
Notizen und Anrufe lassen sich an allen Datensätzen festhalten. Einmal geschriebene Einträge sind nachträglich nicht mehr änderbar.
Das ist eine bewusste Einschränkung. Ein Verlauf, den man nachträglich glattziehen kann, ist als Beleg wertlos – bei Reklamationen, bei Übergaben und bei der Frage, wer wann was zugesagt hat.
Termine gleichen sich in beide Richtungen mit Google- und Outlook-Kalendern ab. Kalender lassen sich im Team freigeben.
Zwei Wege heißt: Ein Termin, der im gewohnten Kalender verschoben wird, ist auch im System verschoben – und umgekehrt. Niemand muss den Kalender wechseln, um zu sehen, was ansteht.
Montageeinsätze stehen je Team und Tag auf der Plantafel. Beim Verschieben zeigt sie vorab die Folgen für die Kette; Kunden lassen sich direkt benachrichtigen.
Die Vorschau ist der Unterschied zum Wochenplan an der Wand. Wer einen Einsatz verschiebt, sieht vorher, welcher Folgetermin nachrutscht und welches Material dann zu früh oder zu spät liegt.
Die Aufnahme läuft über ein Formular aus einer Vorlage, mit Checkpunkten, Fotos direkt aus der Kamera und einer Audioaufnahme, aus der die KI die Felder vorbefüllt.
Auf dem Dach tippt niemand gern. Diktieren, fotografieren, abhaken – und die Nacharbeit besteht aus Prüfen statt aus Abtippen.
Prozessketten laufen als Workflow: mit Freigaben, mit Auslösern – auch nach Stimmung – und mit Eskalation, wenn etwas liegen bleibt.
Freigaben und Eskalation gehören zusammen. Eine Kette, die ohne Menschen durchläuft, ist bequem, bis sie den falschen Kunden anschreibt; eine Kette ohne Eskalation bleibt stehen, ohne dass es jemand merkt.
Das Gespräch gehört zum Vorgang, nicht in ein zweites Programm.
Kommunikation ist der Ort, an dem Informationen im Betrieb typischerweise verloren gehen: im Postfach einer Person, auf einem Handy, in einem Anruf, den niemand notiert hat. Dieser Bereich holt sie zurück an den Datensatz.
Kommunikation: Nutzen, Beispielablauf und alle Funktionsdetails
E-Mails lassen sich im System lesen und schreiben, inklusive Entwürfen. Ein KI-Posteingang ordnet eingehende Nachrichten den passenden Datensätzen zu.
Die Zuordnung ist der Kern: Eine Mail, die am Deal hängt, ist auch dann auffindbar, wenn die Kollegin im Urlaub ist.
Gespräche werden aufgenommen oder hochgeladen, danach transkribiert und ausgewertet. Die KI schlägt Änderungen an Datensätzen vor und bewertet die Stimmung je Person und Firma. Alles ist im Volltext durchsuchbar.
Die Volltextsuche ist der unterschätzte Teil. „Wo haben wir über den Zählerschrank gesprochen?“ wird damit beantwortbar, ohne dass jemand sich erinnern muss. Für Aufnahmen gelten die üblichen rechtlichen Anforderungen; das ist eine Sache der betrieblichen Regelung, nicht der Software.
Für Telefonie gibt es eine Anbindung an Cloudtalk.
Gespräche und Nummern bleiben damit an derselben Stelle wie Aufgaben und Deals, statt in einem getrennten Telefonsystem.
Meldungen laufen als In-App-Benachrichtigungen, individuell je Nutzerin und Nutzer.
Damit landet nicht jede Statusänderung bei allen im Postfach, sondern dort, wo jemand sie tatsächlich braucht.
Vorschläge, Antworten und Routine – die Entscheidung bleibt im Betrieb.
Die KI-Funktionen arbeiten auf den Daten, die ohnehin im System liegen. Sie schlagen vor, fassen zusammen und erledigen Wiederkehrendes. Was hinausgeht – Mail, Nachricht, Termin – braucht eine Freigabe.
Künstliche Intelligenz: Nutzen, Beispielablauf und alle Funktionsdetails
Ein Chat, der Werkzeuge benutzt und direkt am Datensatz arbeitet: lesen, ergänzen, Aufgaben anlegen.
Der Unterschied zu einem allgemeinen Chatprogramm ist der Zugriff. Der Assistent liest den Vorgang, über den gesprochen wird, und kann daran auch etwas ändern – statt Text zu produzieren, den jemand manuell überträgt.
Eine Wissenssuche über alles, was die fragende Person auch selbst sehen darf.
Die Rechte gelten weiter. Die Suche ist bequem, aber sie ist keine Abkürzung an der Rechteverwaltung vorbei.
Agenten laufen nach Zeitplan oder aus einer Automatisierung heraus – zum Beispiel ein Tagesrapport für den Außendienst oder ein Tagesplan je Team.
Das sind die Aufgaben, die im Betrieb sonst an einer Person hängen, die morgens als Erste im Büro ist.
Jeder Mandant hat ein eigenes KI-Budget mit Verbrauchsabrechnung. Die Abwicklung läuft über OpenRouter.
Ein Budget je Mandant macht die Kosten planbar und begrenzt sie nach oben – wichtig, weil KI-Nutzung sonst eine offene Rechnung ist.
Lager, Zeiten, Dokumente – und ein klarer Blick auf die Rechnungen.
Das Backoffice ist der Bereich, in dem SERIOUS OS am deutlichsten Grenzen zieht: Rechnungen entstehen weiterhin in der Buchhaltungssoftware. Was hier läuft, ist die Arbeit drumherum.
Backoffice: Nutzen, Beispielablauf und alle Funktionsdetails
Rechnungen werden in sevDesk beziehungsweise lexoffice erzeugt. SERIOUS OS zeigt offene, überfällige und gemahnte Rechnungen, außerdem Raten und Eingangsbelege.
Diese Trennung ist wichtig und wird oft falsch verstanden: SERIOUS OS ist kein Rechnungsprogramm und ersetzt die Buchhaltungssoftware nicht. Es beantwortet die Frage „Ist das bezahlt?“ dort, wo der Auftrag steht.
Bestand je Standort, Material je Auftrag, Bestellungen mit Wareneingang, Bedarfsermittlung und eine Warnung an den Einkauf, wenn etwas fehlt.
Der Bezug zum Auftrag ist der Hebel: Nicht „wir haben noch elf Wechselrichter“, sondern „für die Montagen der nächsten Woche fehlen zwei“.
Stempeluhr, Wochen- und Monatsübersichten, Abwesenheiten und Anträge nach den gesetzlichen Regeln. Der Monatsnachweis wird als PDF erzeugt.
Die Angabe zu den gesetzlichen Regeln stammt vom Anbieter und ist hier nicht rechtlich geprüft. Ob die Umsetzung für den eigenen Betrieb ausreicht, gehört in die Prüfung vor der Einführung.
Dokumente liegen im eigenen S3-kompatiblen Storage des Mandanten, mit Virenscan, Labels, Papierkorb und PDF-Vorlagen.
Eigener Storage je Mandant heißt: Die Dateien liegen nicht in einem gemeinsamen Topf. Wo genau dieser Storage steht und wer ihn betreibt, ist eine Frage, die in der Einführung beantwortet werden muss.
Erst der eigene Tag, dann die Zahlen für den Betrieb.
Auswertung fängt nicht beim Quartalsbericht an, sondern bei der Frage, was heute ansteht. Beide Ebenen sind vorgesehen.
Auswertung: Nutzen, Beispielablauf und alle Funktionsdetails
Die Startseite besteht aus Kacheln, die jede Nutzerin und jeder Nutzer selbst zusammenstellt.
Ein Monteur braucht eine andere Startseite als die Geschäftsführung. Statt einer Standardansicht, die niemandem passt, wird die Startseite selbst gebaut.
Eigene Berichte, tägliche Schnappschüsse und Versand nach Zeitplan.
Tägliche Schnappschüsse sind der Grund, warum Verläufe später überhaupt auswertbar sind: Ohne sie sieht man immer nur den heutigen Stand.
Die bestehenden Werkzeuge bleiben – sie reden nur miteinander.
Anbindungen sind der Grund, warum eine Einführung nicht mit einem Datenumzug beginnen muss. Genannte Produktnamen beschreiben Schnittstellen; sie sind keine Aussage über Partnerschaften oder Empfehlungen.
Anbindungen: Nutzen, Beispielablauf und alle Funktionsdetails
Anbindungen bestehen zu Hero, Anfragenfluss und Reonic sowie eine Brücke zum Alt-CRM.
Die Brücke zum Alt-System ist der praktische Teil: Der alte Bestand bleibt erreichbar, während das Neue aufgebaut wird. Ein Stichtag, an dem alles gleichzeitig umgestellt wird, ist damit nicht nötig.
Ordnerstrukturen lassen sich nach Google Drive und SharePoint spiegeln.
Wer seine Ablage nicht aufgeben will, muss es nicht. Die gewohnte Ordnerstruktur bleibt erreichbar, die Zuordnung zum Projekt passiert trotzdem.
Postfach und Kalender werden mit einer einzigen Zustimmung verbunden.
Ein Schritt statt zwei getrennter Freigaben. Was dabei freigegeben wird, sollte vor der Einführung im Team besprochen werden.
Eigene Datenbank, eigene Anmeldung, nur die gebuchten Module.
Die Plattformebene entscheidet darüber, wie sauber mehrere Betriebe nebeneinander laufen und wie viel ein einzelner Betrieb überhaupt einschaltet.
Basis und Plattform: Nutzen, Beispielablauf und alle Funktionsdetails
Mehrere Mandanten laufen nebeneinander, jeder mit eigener Datenbank und Anmeldung über die eigene Subdomain. Single Sign-on funktioniert mit Microsoft.
Eine eigene Datenbank je Mandant ist ein deutlicher Unterschied zu geteilten Tabellen mit Mandanten-Spalte. Und wer Microsoft 365 im Betrieb hat, meldet sich mit dem vorhandenen Konto an, statt ein weiteres Passwort zu verwalten.
Es gibt die Rollen Admin und Nutzer, eine Nutzerverwaltung und einen Audit-Trail.
Der Audit-Trail passt zu den unveränderlichen Aktivitäten: Nachvollziehbarkeit ist im System angelegt und nicht davon abhängig, dass niemand nachträglich korrigiert.
Pipelines, eigene Felder, Vorlagen und Nummernkreise werden je Mandant eingestellt.
Nummernkreise klingen nach Kleinigkeit und sind es nicht: Angebots- und Auftragsnummern müssen zum bestehenden Ablauf in der Buchhaltung passen.
Module sind einzeln je Mandant buchbar.
Ein Betrieb kann mit dem Teil anfangen, der am meisten weh tut, und den Rest später dazunehmen. Eine Einführung „alles oder nichts“ ist nicht vorgesehen.
Die Admin-Plattform legt Mandanten an und schaltet ihnen Funktionen frei.
Das ist die Ebene des Anbieters, nicht die des einzelnen Betriebs.
Abgrenzung
Ein Lead ist eine Anfrage mit Quelle, SLA und Anrufzähler. Ein Deal ist ein Vorhaben mit Angebot und Pipeline. Der Übergang heißt Konversion und ist ein bewusster Schritt – deshalb bleiben Vertriebszahlen und Anfragezahlen auseinanderhaltbar.
Die SLA am Lead zählt Anrufversuche mit, nicht nur „bearbeitet“. Leads von Lieferanten lassen sich zurückgeben; dafür gibt es Reklamationen mit Fristen. Das ist ein eigener Vorgang und keine Notiz im Postfach.
Die Plantafel zeigt beim Verschieben vorab, was in der Kette nachrutscht, und der Kunde lässt sich direkt benachrichtigen. Vor Ort läuft die Projektaufnahme über ein Formular mit Checkpunkten, Kamerafotos und einer Audioaufnahme, aus der die KI vorbefüllt.
Assistent, „Frag dein CRM“ und Agenten arbeiten auf den vorhandenen Daten und im Rahmen der Rechte der fragenden Person. Automatisierungen kennen Freigaben und Eskalation. Das KI-Budget je Mandant begrenzt den Verbrauch, abgerechnet über OpenRouter.
Rechnungen entstehen in sevDesk oder lexoffice. SERIOUS OS zeigt offene, überfällige und gemahnte Rechnungen, Raten und Eingangsbelege. Ein Rechnungsprogramm ersetzt es ausdrücklich nicht.
Jeder Mandant hat eine eigene Datenbank und meldet sich über die eigene Subdomain an, Single Sign-on mit Microsoft. Module sind einzeln je Mandant buchbar; eine Admin-Plattform legt Mandanten an und schaltet Funktionen frei.
Nächster Schritt
Diese Frage lässt sich nicht aus einer Liste beantworten, sondern nur aus euren Prozessen. Genau dafür ist der Workshop da: Pipelines, Prozesse und Systeme einmal komplett auseinandernehmen, Ergebnis schriftlich.
