Eigene Datenbank statt geteilter Tabelle
Getrennt wird auf Datenbankebene, nicht über eine Spalte in einer gemeinsamen Tabelle. Angemeldet wird sich über die eigene Subdomain, auf Wunsch per Single Sign-on mit Microsoft.
Bereich 08 von 08
Nur die Module, die gebraucht werden.
Unter allen Modulen liegen zwei Fragen, die sonst erst im Betrieb auffallen: Wie streng sind zwei Mandanten voneinander getrennt, und wie viel muss ein einzelner Betrieb überhaupt einschalten? Die Antworten lauten hier: eine eigene Datenbank je Mandant – und Module, die einzeln buchbar bleiben.
Nutzen
Was das im Betrieb ändert.
Anfangen, wo es weh tut
Ein Betrieb muss nicht alles gleichzeitig einschalten. Was nicht gebucht ist, steht auch nicht als ungenutzte Oberfläche im Weg.
Nachvollziehbarkeit ist angelegt, nicht vereinbart
Der Audit-Trail passt zu den unveränderlichen Aktivitäten: Er hängt nicht davon ab, dass niemand nachträglich korrigiert.
Beispiel
Beispielablauf: ein zweiter Betrieb kommt dazu
Ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung. Es beschreibt keinen realen Mandanten und keinen zugesagten Einrichtungsablauf.
-
Mandant anlegen
Die Admin-Plattform legt den neuen Mandanten an. Das ist die Ebene des Anbieters, nicht die des einzelnen Betriebs.
-
Module freischalten
Freigeschaltet wird, was der Betrieb wirklich nutzt. Der Rest bleibt aus, statt als ungenutzte Oberfläche herumzustehen.
-
Anmeldung über die eigene Subdomain
Der Betrieb meldet sich über seine eigene Subdomain an. Wer Microsoft 365 im Haus hat, nutzt Single Sign-on statt eines weiteren Passworts.
-
Rollen vergeben
Es gibt Admin und Nutzer. Die Nutzerverwaltung entscheidet, wer was sieht – und damit auch, was die Wissenssuche beantwortet.
-
Nummernkreise anpassen
Angebots- und Auftragsnummern werden auf den bestehenden Ablauf in der Buchhaltung eingestellt. Das klingt nach Kleinigkeit und ist keine.
-
Eigene Felder und Vorlagen
Pipelines, eigene Felder und Vorlagen werden je Mandant eingestellt – Dachform und Zählernummer dort, wo sie im Betrieb gebraucht werden.
Zwei Betriebe laufen nebeneinander, jeder mit eigener Datenbank, eigener Anmeldung und eigenem Modulumfang.
Funktionsdetails
Alle 5 Funktionen dieses Bereichs.
Beschreibung und Detail stammen aus der Funktionsbeschreibung der SERIOUS SOLAR GmbH. Die Frage darunter ist redaktionell ergänzt: Sie benennt, was sich damit im Alltag beantworten lässt.
Mandanten mit eigener Datenbank
Mehrere Mandanten laufen nebeneinander, jeder mit eigener Datenbank und Anmeldung über die eigene Subdomain. Single Sign-on funktioniert mit Microsoft.
Eine eigene Datenbank je Mandant ist ein deutlicher Unterschied zu geteilten Tabellen mit Mandanten-Spalte. Und wer Microsoft 365 im Betrieb hat, meldet sich mit dem vorhandenen Konto an, statt ein weiteres Passwort zu verwalten.
Beantwortet im Alltag Liegen die Daten zweier Betriebe in einer Tabelle oder in zwei Datenbanken?
- Geschäftsführung
Rechte und Audit-Trail
Es gibt die Rollen Admin und Nutzer, eine Nutzerverwaltung und einen Audit-Trail.
Der Audit-Trail passt zu den unveränderlichen Aktivitäten: Nachvollziehbarkeit ist im System angelegt und nicht davon abhängig, dass niemand nachträglich korrigiert.
Beantwortet im Alltag Lässt sich nachvollziehen, wer wann was geändert hat – auch Wochen später?
- Geschäftsführung
Einstellungen und Nummernkreise
Pipelines, eigene Felder, Vorlagen und Nummernkreise werden je Mandant eingestellt.
Nummernkreise klingen nach Kleinigkeit und sind es nicht: Angebots- und Auftragsnummern müssen zum bestehenden Ablauf in der Buchhaltung passen.
Beantwortet im Alltag Passen die Angebotsnummern zu dem, was die Buchhaltung erwartet?
- Innendienst
- Geschäftsführung
Module einzeln buchbar
Module sind einzeln je Mandant buchbar.
Ein Betrieb kann mit dem Teil anfangen, der am meisten weh tut, und den Rest später dazunehmen. Eine Einführung „alles oder nichts“ ist nicht vorgesehen.
Beantwortet im Alltag Muss ein Betrieb alles einschalten, um überhaupt anfangen zu können?
- Geschäftsführung
Admin-Plattform
Die Admin-Plattform legt Mandanten an und schaltet ihnen Funktionen frei.
Das ist die Ebene des Anbieters, nicht die des einzelnen Betriebs.
Beantwortet im Alltag Wer legt Mandanten an und schaltet Funktionen frei?
- Geschäftsführung
Abgrenzung
Was hier ausdrücklich nicht behauptet wird.
- Diese Seite bewertet keine Datenschutz- oder Compliance-Fragen. Eine eigene Datenbank je Mandant ist eine technische Aussage des Anbieters, keine rechtliche Freigabe.
- Die Admin-Plattform ist die Ebene des Anbieters. Ein einzelner Betrieb verwaltet dort nichts.
- Rollen gibt es als Admin und Nutzer. Ein feingliedriges Rechtemodell darüber hinaus wird hier nicht behauptet.
Die Angaben stammen vom Anbieter und sind hier redaktionell aufbereitet, aber nicht unabhängig technisch oder rechtlich geprüft.
Querverweise
Was daran hängt.
- Künstliche Intelligenz Das KI-Budget hängt am Mandanten, die Wissenssuche an den Rechten. Ansehen
- Anbindungen Leadquellen, Alt-CRM und die Verbindung von Postfach und Kalender. Ansehen
- Prozess und Außendienst Unveränderliche Aktivitäten – das Gegenstück zum Audit-Trail. Ansehen
- Magazin: Vom Lead bis zur Übergabe Wie die Ebenen im Alltag eines Auftrags zusammenkommen. Ansehen
Nächster Schritt
Mit welchem Modul würdet ihr anfangen?
Im Workshop entscheidet sich das nicht am Preisblatt, sondern an der Stelle, die euch am meisten Zeit kostet.